第二期通常総会を終えて

マンション

ようやく第二期通常総会が終了しました。
あとは第三期理事会への引き継ぎ作業のみとなります。
本日の通常総会は、すべての議案が滞りなく可決されました。
しかしながら前回は40世帯くらいの出席があったものの、今回の出席世帯は21と激減。
ようやく全戸販売が終了し、これからというところなのに関心が薄い。
そんななかご出席くださった方々は非常に関心が高く、また建設的なご意見を多数賜りました。ありがたいことです。
第三期理事会で是非生かしてもらいたいと思います。


さて第三期理事会への引き継ぎ事項ですが、以下のようなことがあります。

理事会運用

  • 自治会との関係。
    • 班長は広報担当理事2名のうち1名が行う。
    • 自治会への出席は、広報担当理事で分担して行う。
  • 議事録の作り方。
    • 理事会から1週間後までに管理会社担当が議事録案を作成し、メールにて役員に周知をする。
    • 議事録案周知から1週間以内に、役員は議事録案を確認しコメントを行う。
    • 議事録案周知から1週間経過したら、管理会社担当がコメントを議事録案に反映する。
    • 作成した議事録に役員が署名をするため回覧する。署名担当の優先順位は、理事長・書記・副理事長とし、欠席した場合には出席した他の役員が署名を行う。（これも1週間を目安に行う。）
    • 回覧が終了した議事録を、管理会社担当が全戸に配布する。
  • 管理組合運営を行うための参考資料。
    • 現在私が所持している資料を第三期理事会に引き継ぐ。おそらく管理員室で保管し、必要に応じて参照することになる。
  • 第三期理事長への引き継ぎ。
    • 理事長印。
    • 各種契約書。（過去分と現在分を分けて渡せるように考えること。）

第二期理事会からの継続事項

  • 掲示板設置について
    • 連絡用・コミュニケーション用ともに総会で承認されたため、設置に向けて運用および設置場所などを検討する。
    • コミュニケーション用は、パーティールーム内にこだわらず、外壁の方が見やすいとの意見を総会にていただいている。
  • 防火管理者報酬について
    • 総会での承認が得られたので、資格取得に伴う報酬の支払いを行うこととする。（私がもらうのですが・・・）
  • 光通信設備追加導入について
    • 総会での承認が得られたため、回線業者に説明会の開催有無を問い合わせる。行う場合には理事会にて、その日程などを住民に周知する。
    • 設備の設置工事については、管理会社担当に対応をお願いする。

第二期通常総会でのご意見

  • 自転車置き場の運用
    • 現状自転車置き場は、1区分所有者につき2区画割り当てられている。
    • 未使用の自転車置き場を他の人に譲るようなことは、管理規約・使用細則上規定されていない。
    • 現状では、個人間でのやりとりしかできない。
    • そこで管理組合として、うまく運用できるように検討してはどうかとの意見をいただいた。
    • 第三期理事会で検討を行う。
  • 隣接空き地にできる大規模マンション建設について
    • 土壌汚染など大々的に反対運動などあるため、ある程度理事会で活動してはどうかとの意見をいただいた。
    • 管理組合全体としてよい方向に導くのが理事会の役目であるため、それに当てはまることならばするべき。
    • ただ周りに流されて、偏りのある活動は控えるべき。
    • 日当たりなど、利害の大小はマンション内でも差があるため、理事会というよりも「委員会」を設置し、利害関係者が積極的に活動をすべきことと考える。
    • 全体的に関心が低いため、関心を高めるような周知などを行うことは可能ではないか。
    • 現在USIとの連絡窓口が自分なので、第三期理事会の役員に引き継ぐことになる。

その他

  • 長期修繕計画について
    • 管理会社変更により管理委託費の削減を実施。
    • 当期の剰余金を修繕口に振り替える処分案が可決され、今後も継続的に実施される予定。
    • 上記を考慮し、長期修繕計画の見直しを実施してほしい。
    • 実際には6年目から修繕費が上がるし、第5期に小修繕があるはずなのでそれまでに実施できていればよい。
    • 第三期は余裕があればということで。